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8 étapes pour sélectionner son outil de gestion de projets

20 mars 2014

La sélection d’un logiciel de gestion de projet ne s’improvise pas : il est  primordial d’adopter une démarche structurée  qui vous guidera  vers le choix le plus éclairé.  Depuis plusieurs années, SIRIUS  a travaillé à l’élaboration d’une approche pratique, efficace et fiable. Nous  préconisons une démarche  composée de 8  étapes qui  permettent d’éviter les  risques de sélectionner un produit qui ne répond pas à vos attentes. De plus, vos besoins évoluant dans le temps, l’approche présentée ci-dessous  considère  cet aspect important lors du processus de sélection.

Les huit principales étapes pour la sélection d’un logiciel de gestion de projets :
• Définir vos besoins;
• Établir un cahier d’évaluation des logiciels;
• Identifier des fournisseurs de logiciel;
• Faire remplir le cahier des charges par chacun des fournisseurs présélectionnés;
• Demander une démonstration à trois fournisseurs potentiels;
• Demander un essai gratuit de 30 jours;
• Demander des références;
• Finaliser la sélection du fournisseur: négociation tarifaire et contractuelle.

1 – Définir vos besoins

Cette étape primordiale est souvent minimisée ou faite à la hâte. Nous recommandons de rencontrer les différentes personnes impliquées en gestion de projet, et de réunir les façons de faire et les documents généralement utilisés. En outre, cette étape permettra de valider si votre méthodologie est uniforme au sein de votre organisation. Le cas échéant, le logiciel choisi permettra l’uniformatisation de vos processus. Par ailleurs, nous vous recommandons de comparer votre façon de faire au standard du PMI.

2 – Établir un cahier d’évaluation des logiciels

Une fois r vos besoins clarifiés, il convient d’évaluer de façon précise les fonctionnalités de l’outil ou des outils susceptibles d’y répondre au mieux tout en s’intégrant dans votre environnement actuel.
Dites-vous que l’outil « parfait » n’existe pas. Cependant le marché regorge de solutions de bonne qualité avec des fonctionnalités qui devraient répondre adéquatement à votre demande.

Élaborez une grille de critères fonctionnels et techniques précis. Cette grille facilitera le travail de sélection des outils proposés par les fournisseurs potentiels.
Catégorisez vos besoins en E= Essentiel, I= Important, S= Souhaitable.

Réalisez-la en prenant soin d’impliquer les collaborateurs-clés et les futurs utilisateurs de l’outil.

3 – Sélectionner des fournisseurs de logiciel

Une recherche sur internet permettra d’identifier rapidement les solutions les plus populaires. Nous recommandons de limiter la transmission de votre cahier des charges à 3 ou 4 fournisseurs potentiels car l’évaluation par la suite demande un certain temps. Idéalement les fournisseurs potentiels devraient se trouver dans votre bassin géographique (même fuseau horaire, même langue, même culture d’entreprise en matière de support et de service après-vente).

4 – Faire remplir le cahier des charges

Transmettre votre cahier des charges aux fournisseurs sélectionnés, leur demander de le remplir et de vous le retourner dans un délai maximum d’un mois.

5 – Sélectionner trois fournisseurs potentiels et demander une démonstration

Sélectionnez les fournisseurs potentiels qui sont le plus en adéquation avec votre cahier des charges et demandez-leur une démonstration.
Transmettez un scénario de projet afin que les fournisseurs préparent une démonstration personnalisée.

6 – Demander un essai gratuit de 30 jours

Afin de vous familiariser avec l’interface, nous recommandons un essai gratuit d’au moins 30 jours.

7 – Demander des références

Demandez au moins trois références de clients dans votre domaine d’activité, et contactez-les pour connaître leur avis sur le produit et sur la qualité du service après ventes.


8 – Sélectionner le fournisseur

À l’issue de la sélection du fournisseur choisi, finalisez la négociation tarifaire et contractuelle et demandez le plan d’implantation ainsi que le plan de cours. Tentez d’évaluer le temps d’implantation et le temps pour vos ressources.

Bonne chance pour la sélection de votre logiciel ! Entretemps, nous vous invitons à visiter notre site internet www.siriuslogiciels.com pour y découvrir nos différents produits de gestion de projet, gestion temps et facturation, gestion des compétences, gestion des processus et normes ISO.