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Conseiller(ère) en reddition de compte et en administration

Endroit de réalisation (ville) : Québec

Durée de ce mandat : 36 mois

Date de début (souhaitée) : mars 2021

 

Contexte général

Sous la supervision et l’autorité du directeur en technologies de l’information, le conseiller assume le rôle de conseil stratégique au niveau de la gestion du portefeuille de projets en plus d’agir comme conseiller en gouvernance et en reddition de comptes stratégique. Il assume des responsabilités ayant un impact déterminant sur les activités et les projets liés à la gestion stratégique et opérationnelle des ressources informationnelles.

Activités

  • Participer à la coordination et à la réalisation des dossiers stratégiques et administratifs ;
  • Préparer les documents nécessaires et assurer la logistique pour les différentes réunions;
  • Assurer le bon fonctionnement des mécanismes de communication entre les différents intervenants ;
  • Pour la reddition de compte, faire la saisie des informations dans les outils ou les systèmes de la direction ainsi que dans ceux du Secrétariat du conseil du trésor, avec approbation préalable des informations par les divers intervenants;
  • Répondre à toutes demandes administratives en provenance des ressources financières ou informationnelles (consolidation des centres de traitement) ou du gouvernement notamment dans l’étude des crédits, etc.
  • Agir à titre de support et conseiller auprès du directeur en TI relativement à la gestion des ressources financières et à la gestion de portefeuille de projets ;
  • Analyser les efforts des ressources affectées aux projets dans l’outil de suivi de la planification, valider les coûts imputés aux projets et effectuer le traitement comptable ;
  • Produire les rapports nécessaires au suivi et à la reddition de comptes des projets;
  • Tenir à jour le registre des contrats en services professionnels en TI ainsi que le suivi de la facturation en lien avec ceux-ci ;
  • Pour la gestion du portefeuille de projets, à l’aide de revue de projet ;
  • Assister le ou les chargés de projet dans la planification et l’administration d’un ou de plusieurs projets lorsque ceux-ci sont plus complexes ;
  • Assurer un contrôle assidu de l’avancement des travaux en rapport avec les paramètres autorisés (portée, budgets, échéancier) de chaque projet inscrit au portefeuille;
  • Faire le suivi des points en suspens, des demandes de changements, de l’approbation des biens livrables, etc.;
  • Participer à l’identification des risques d’un projet, tenir à jour le registre des risques identifiés et en faire le suivi;
  • Assurer la conservation de la documentation relative au contrôle et au suivi du projet dans les répertoires appropriés;
  • Appliquer les processus et méthodologies de gestion de projets déjà en place.

Livrables

  • Planification détaillée de projet;
  • Registres de suivi de projet (points de suivi, point en suspens, demandes de changement, etc.);
  • Registre de suivi des risques;
  • Suivi des biens livrables et de leur approbation;
  • Suivi budgétaire du projet;
  • Rapports de suivi de projet et de reddition de comptes;
  • Ordre du jour et compte rendu de réunions;
  • Suivi de la facturation;
  • Suivi dans les systèmes internes;
  • Saisie dans les systèmes du SCT;
  • Répondre ou coordonner la réponse à toutes demandes gouvernementales planifiées ou ad hoc;
  • Répondre à toute demande du directeur des TI ou issue des autorités internes après en avoir obtenu l’autorisation préalable du directeur des TI.

Exigences minimales

  • Posséder un diplôme universitaire de 1er cycle (BAC) reconnu par le ministère de l’Éducation et de l’Enseignement supérieur, en informatique ou en administration ayant la spécialisation « systèmes d’information organisationnels » ou encore dans une discipline équivalente.
  • Posséder, au cours des 20 dernières années, 15 années d’expérience dans le domaine des technologies de l’information, dont 10 années d’expérience à titre de conseiller d’un gestionnaire, lui permettant de réaliser les activités et biens livrables décrits ci-dessus.
  • Avoir été impliqué, au cours des 15 dernières années, dans au moins 3 projets dans un environnement complexe pour des projets informatiques en développement de système informatique, en gouvernance des technologies de l’information, de plus de 1 000 jours-personnes chacun et que la contribution personnelle de la ressource dans chacun des mandats a été de plus de 50 jours.
  • Avoir réalisé 2 mandats, d’une durée minimale d’un an, nécessitant une bonne connaissance des outils bureautiques de Microsoft Office dans la production de rapports d’avancement ou de présentation de résultats destinés à la haute direction.et d’un outil de gestion de projet tel Microsoft-projet ou un outil équivalent.

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